Virtuelle Kommunikation beherrscht auch den Kontakt mit asiatischen Partner oder Kollegen. Oft lernt man sich zudem  nie persönlich kennen, sondern kommuniziert nur über das Telefon oder über Emails. Wie kann man in solchen Fällen Vertrauen aufbauen und erfolgreich Informationen austauschen?

Die Kommunikation über das Telefon, mit Hilfe von Mails oder auch Videokonferenzen ist schnell und spart vor allem bei großen räumlichen Distanzen – wie dies im Asiengeschäft der Fall ist – Zeit und Reisekosten. Allerdings lauern auch hier Tücken und Fallstricke.

Virtuelle Kommunikation mit Asien: Telefon statt Email

Vor allem am Anfang einer Beziehung sollten Sie eher einmal zum Telefon greifen, statt eine Email zu schreiben. Stellen Sie sich zuerst vor und erzählen Sie über Ihr Tätigkeitsgebiet. Fragen Sie Ihren Kollegen nach seinen persönlichen Lebensumständen.
Sehen Sie das ganze bitte auch nicht als nötiges Übel an, das Sie schnell über die Bühne bringen möchten. Nehmen Sie sich für diesen „social talk“ mal etwas mehr Zeit. Und schicken Sie vielleicht auch ein Foto von sich an Ihrem Arbeitsplatz oder sogar ein persönliches Foto (zu Ihrem Hobby, Ihren Kindern, Ihrem Haustier).

Virtuelle Kommunikation mit Asien: Kontakte über Empfehlungen

Oft ist es auch hilfreich, wenn Sie über andere Kollegen vorgestellt oder eingeführt werden. In Japan oder Südkorea, oft auch in Indien wird man Ihnen nicht antworten, wenn Sie als Unbekannter via Email ins „Haus fallen“ würden.
Auch in Emails müssen wir also die kulturellen Gepflogenheiten oder Erwartungen erfüllen, wenn wir erfolgreich kommunizieren wollen.

Ein Tipp: Sie können auch den Email-Stil Ihrer asiatischen Partner imitieren. Wenn Ihr indischer Kollege schreibt „Greetings of the day. I hope this email finds you in best of health and spirits“, dann übernehmen Sie diese Einleitung einfach auch für Ihre zukünftige Mailkorrespondenz als Standardeinleitung.

Diese Empfehlung muss ich jedoch gleich ein wenig relativieren. Es kann nämlich passieren, dass sich auch die asiatischen Kollegen, die schon viel Kontakt mit deutschen Partnern hatten, sich an diese anpassen und kurz, knapp ihre Emails mit einem auch für uns etwas schroffem Ton verfassen.

Virtuelle Kommunikation in Asien: In Emails fehlt der Ton

Und damit sind wir auch bereits bei der nächsten Gefahr: Emails transportieren keinen Ton und keine Mimik. In der privaten Korrespondenz behelfen wir uns deshalb oft mit Emoticons. Aber sind diese auch in einer geschäftlichen Korrespondenz angebracht?

Bemühen Sie sich deshalb, auch in Ihren Emails höflich zu bleiben und Bitten höflich und auch herzlich zu formulieren.  Asiatische Kommunikation ist oft indirekt und erscheint uns vage und verwirrend. Umgekehrt empfinden die asiatischen Kollegen unsere direkten Forderungen als verletzend und aggressiv.

Schreiben Sie also statt „I’m waiting for your answer within the next two hours“ „It would be very nice and very helpful for me, if you could send me this information within two hours. Thanks a lot!”.

Virtuelle Kommunikation mit Asien: Nachfragen sind möglich und nötig

Sollten Sie in dringenden Fällen dennoch keine Antwort erhalten, kann dies mehrere Gründe haben. Vielleicht ist der Vorgesetzte des Kollegen, der meist auch über Ihr Anliegen entscheidet, nicht anwesend. Schicken Sie Ihre Email deshalb ruhig im Abstand von einer Stunde immer wieder, setzen Sie auch den Vorgesetzten in den Verteiler. Und wenn Sie nach der angegebenen Zeitspanne immer noch keine Antwort haben, dann greifen Sie zum Hörer.

Hintergrundwissen ermöglicht erfolgreiche virtuelle Kommunikation

Immer wieder höre ich von meinen Kunden, dass anfängliche Schwierigkeiten in der virtuellen Kommunikation verschwanden, wenn man Hintergrundwissen darüber hat, was der asiatische Partner benötigt, um eine gutes und vertrauensvolles Verhältnis  aufzubauen. Entsprechende Investitionen schlagen sich also sofort in einer erfolgreichen Kommunikation nieder.