Immer wieder kommt es in den Unternehmen zu Diskussionen darüber, welche Informationen auf den geschäftlichen Visitenkarten stehen sollten. In diesem Artikel möchte ich Ihnen erzählen, worauf Sie achten sollten, damit Sie Ihre Businesscards richtig nutzen können. Visitenkarten sind weniger Bestandteil der Etikette. Ihre Bedeutung liegt ganz woanders.

Dass viele Empfehlungen zu der Bedeutung der Visitenkarten in Asien falsch sind, habe ich Ihnen schon in einem früheren Newsletter gezeigt.

Visitenkarten in Asien klären hierarchische Beziehungen

In allen asiatischen Gesellschaften spielt die Hierarchie zwischen den Menschen eine zentrale Rolle. Natürlich gilt dies auch für das Geschäftsleben. Visitenkarten sind ein wichtiges Mittel, das Auskunft über die hierarchische Stellung des Mitarbeiters im Unternehmen geben soll. Die asiatischen Partner schließen daraus auf die Entscheidungsbefugnis oder auch Wichtigkeit des westlichen Besuchers.

Visitenkarten: Aussagen über Tätigkeit ist nicht ausreichend

Informationen zur Tätigkeit (Sales Manager) oder Abteilung (Purchase, Technical Staff) sind hier wenig hilfreich. Die Logik in Asien lautet: Wenn ich einen verantwortlichen und entscheidungsbefugten Firmenvertreter vor mir habe, dann weist er sich durch den Titel auf seinen Visitenkarten aus. Wenn diese Titel fehlen, dann ist er auch nicht so wichtig.

Visitenkarten in Asien: Entscheidungsbefugnis muss erkennbar sein

In vielen westlichen Unternehmen ist es nun so, dass die Mitarbeiter zwar alleine zuständig und auch entscheidungsberechtigt sind, dies jedoch nicht auf ihren Visitenkarten kommuniziert wird.
Wenn also ein Einkäufer über den Kauf eines bestimmten Produktes entscheiden kann, dann sollte er zumindest ein „Head of…“ in seiner Positionsbeschreibung haben. Einfacher ist es natürlich, wenn man durch Titel wie CEO, General Manager oder President klar erkennen kann, dass hier ein Entscheidungsträger vor einem steht.

Visitenkarten in Asien: Fehlende Titel verzögern Entscheidungen

Was kann passieren, wenn man zum Beispiel einen Mitarbeiter nach Asien schickt, der tatsächlich Projektleiter ist, dessen Visitenkartentitel aber nur einen „Manager“ ausweist? Im schlimmsten Falle gar nichts – weil nämlich die asiatischen Kollegen vor Ort auf den „eigentlichen“ Projektleiter warten und den „Manager“ als eine Art Vorhut einstufen. Mit dem geht man dann Essen und Trinken und singt lustig in der Karaokebar – aber im Projekt selbst wird nichts passieren. Eine teure Zeitverschwendung…

Visitenkarten in Asien: Fehlende Titel verägern asiatische Partner

Noch schlimmer können die Folgen einer unzureichenden Visitenkarte sein, wenn man Verkäufer nach Asien schickt. Wenn sie sich nur als „Sales Manager“ ausweisen können, ist ein potentieller Kunde vielleicht sogar verärgert. Seine Logik lautet: Ich bin der westlichen Firma wohl so wenig wert, dass sie mir nicht einmal einen Hauptverantwortlichen schicken. Die Folge ist dann eben, dass man mit so einem Verkäufer natürlich keine Geschäfte macht.

Probleme in westlichen Unternehmen

Immer wieder erlebe ich in den Unternehmen, dass sich Vorgesetzte weigern, ihren verantwortlichen Mitarbeitern asiengerechte Visitenkarten zu genehmigen. Gründe sind zum einen unternehmensinterne Richtlinien, die verbindlich einzuhalten sind. Manchmal sind die Gründe wohl aber auch trivialer: Man unterstellt dem Kollegen Anmaßung und den Wunsch, sich quasi durch die Hintertür zu befördern.
„Sie nehmen die Visitenkarten, die wir alle haben. Basta!“, beschied neulich ein Vorgesetzter barsch seinen Kollegen, der um entsprechende Titel für Asien bat.

Noch einmal: Auch wenn Bezeichnungen wie „Head of Sales China“ oder „General Sales Manager India“ nicht der hierarchischen Position im westlichen Unternehmen entspricht, ist das für eine erfolgreiche Tätigkeit auf asiatischen Märkten oft ein entscheidender Faktor.

Der Wurm muss dem Fisch schmecken…

Am einfachsten lösen dieses Thema meist die inhabergeführten Unternehmen. Nach dem Motto „Der Wurm muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler!“ passen sie ihre Visitenkarte oft nicht nur in Bezug auf die Titel an, sondern ändern manchmal sogar das Firmenlogo in Form oder Farbe. „Wenn ich meine Leute nach Asien schicke, sollen sie Geschäfte machen. Ich will Umsätze sehen und nicht die Fluggesellschaften subventionieren“, sagte mir der Eigentümer eines mittelständischen Unternehmens. Und verlieh seinem verantwortlichen Verkäufer den Titel „President of Sales Asia“.